Gestionar equipos en remoto o como se llama hoy en día “virtuales”, podríamos decir que ya es lo normal. Virtual significa “Que solamente existe de forma aparente y no es real” indicaría esto que las personas que integrarían ese equipo no existen?
No empezamos bien para crear un equipo ¿no creéis?, por eso prefiero referirme a “gestionar equipos en remoto”. Esta nueva forma de gestionar los equipos en remoto, es decir que sus integrantes estén en lugares diferentes de forma regular, ha sido posible gracias a las nuevas tecnologías y han permitido que las organizaciones se ahorren costes de gestión, de transporte, puedan diversificar y conseguir talento en un mercado mucho más amplio y que exista más flexibilidad para que el staff pueda conciliar su vida privada con la laboral. También existen aspectos más negativos, pero prefiero fijarme en lo positivo.
En remoto es más complicado, se pierde el “pulso” y la visión global de lo que va ocurriendo en el día a día.
Como siempre ocurre, cuando hay nuevas formas de trabajar, se requieren “nuevas” competencias para, precisamente, ajustarlas a esa nueva forma. Diría más, se requiere “desaprender”, sacarse el “automatismo” de encima para comprender e integrar la nueva forma en su profundidad.
He formado parte de equipos que estaban gestionados en remoto y he gestionado equipos en remoto. Mi experiencia ha sido sobre todo en el sector de las ONG’s internacionales donde se gestionan muchos equipos en distintos países con una diversidad cultural grande. Las personas que forman parte o gestionan equipos en remoto pueden, en algún momento, sentir:
- Confusión por falta de comunicación clara
- Frustación por no “conseguir” que todos los miembros del equipo se involucren y comprometan
- Malos entendidos por la diversidad cultural
- “Desconexión” con la misión de la organización
- Falta de visión
- Falta de apoyo y de sentirse escuchado/as
Es cierto que esto también puede ocurrir en equipos “presenciales”, pero se vive de distinta manera puesto que “vives y ves” lo que ocurre a cada momento en tu entorno. En remoto es más complicado, se pierde el “pulso” y la visión global de lo que va ocurriendo en el día a día.
¿Qué competencias son necesarias para gestionar equipos en remoto?
1.Comunicación clara y regular
Sabemos que las personas interpretamos las situaciones que van ocurriendo y lo que se comunica según nuestro filtro, nuestra cultura, nuestros valores, nuestra educación etc…Por todo ello, cuanto más clar@ se sea en nuestros mensajes, menos malos entendidos habrán. ¿Cómo saber si comunicamos de forma clara? Ejemplos prácticos: pidiendo que alguien resuma lo que acabas de decir, que otra persona que no seas tú recoja los puntos básicos de lo que se ha hablado, viendo a posteriori si te llegan preguntas que no se han atrevido a hacer en el momento, observando si las cosas se van haciendo según lo que has querido comunicar etc…parecen cosas muy obvias, pero muchas veces no las hacemos y de ahí nacen los malos entendidos y las confusiones.
Así que prepara bien los encuentros telefónicos, por Skype, webex etc…con tu equipo en remoto, deja espacio para que pregunten y estate atento a lo que dicen o preguntan, sabrás ver mejor como funciona cada un@.
2. Constancia
Con la constancia me quiero referir a la regularidad de los encuentros con el equipo. Dale la misma importancia que tendría si fuesen encuentros presenciales. A veces es más fácil anularlos cuando se está en la distancia, que sea sólo en caso de verdaderas urgencias. Esa constancia hará que la confianza vaya aumentando en el equipo, permitirá conoceros mejor, clarificar, y así poco a poco construir un equipo cada vez más cohesionado lo que inevitablemente llevará a mejores resultados.
3. Disponibilidad
Es muy importante estar disponible para tu equipo. Desde la distancia todo se puede llegar a magnificar y, el saber que hay alguien dispuesto a escuchar rebaja mucho esa tensión de sentirte sol@. Dale prioridad a estar disponible, contacta con tu equipo aunque sea solo para decir hola y saber cómo están, lo agradecerán y se sentirán más motivad@s.
4. Escucha auténtica
He estado en muchas reuniones, por Skype sobre todo, y hay una tendencia a “desconectar”, a hacer otras cosas al mismo tiempo, mirar mails, el móvil etc… cuando esto ocurre no hay una escucha activa o auténtica. No lo hagas, aunque parezca que no se percibe porque a lo mejor no te ven, no es así se puede notar quien está escuchando de verdad y quién no. Si no escuchas la energía se dispersa, no estás entregado al 100% en lo que haces.
5. Innovación
Innova! Está a la última en temas digitales que puedan mejorar la comunicación, incluye nuevos aspectos en las reuniones que las hagan más divertidas o que hagan que tu equipo participe más. No hace falta que sea el “gran cambio”, pequeños cambios o cosas diferentes de forma regular hace que estén más motivad@s, que vean que te preocupas por hacer las cosas de forma diferente, que los incluyes.
Ya sabes, comunica de forma clara, sé constante, estate disponible, escucha de forma auténtica e innova! Si lo pones en práctica seguro que te ayuda a gestionar más eficientemente los equipos en remoto y sobre todo tod@s estaréis más motivad@s y felices!
